Xây dựng database nhân sự: bước 1

Xây dựng database nhân sự: Bước 1

Hà Nội hôm nay nắng nóng. Ngồi trên ô tô mà con số chỉ nhiệt độ nó nhảy lên tận 45oC. Hic. Nhiệt độ ngoài đường thực tế chắc cũng phải ngót nghét 40. Tự mình thấy may mắn vì không phải đội nắng đội mưa đứng ngoài đường. Nhưng lại chột dạ nhớ đến mấy anh đang phơi ngoài công trường. Đúng là con người có bản năng thích nghi, nắng vậy rồi cũng quen, mấy bữa nữa gặp mấy ảnh chắc đen nhẻm. Hy vọng là không khô đét như con cá khô!!!

Mấy hôm nay mình đang ngẫu hứng set up lại toàn bộ hệ thống dữ liệu. Xét thấy làm nhân sự mà không có một database đàng hoàng tử tế thì việc làm lương, làm bảo hiểm và các thể loại báo cáo sẽ mistake chi chít. Lúc trước thỉnh thoảng lại bị sếp lườm vì mistake mà sếp thì có biệt tài soi lỗi. Âu cũng là động lực để mình cải thiện cái tính nhanh ẩu đoảng. Biết là sai nhiều nhưng thực tình mình cũng không biết tại sao cứ bị sai và làm thế nào để khắc phục. Mình chưa có cơ hội làm ở công ty lớn nên nó khổ thế đấy! Nhưng số mìn cũng may, trời không phụ lòng người, tham gia mấy hội thảo, rồi group Hr, rồi hỏi han xin xỏ, thế là thu nạp được cơ số thứ để bắt tay vào làm database. Chậc chậc.

Cho đến giờ này dù chưa hoàn thành nhưng mình cũng nhìn thấy ánh sáng và đã hình dung ra hệ thống dữ liệu mình phải làm rồi.

Và hôm nay đã rút ra được một kinh nghiệm khi lập file dữ liệu rẳng thì là mà: trước hết xây dựng một sheet thông tin cơ bản gồm tất cả các thông tin về nhân sự gọi là database, hai là xác định dữ liệu nào là cố định, dữ liệu nào sẽ thay đổi (ví dụ như giới tính, ngày sinh,nơi sinh…sẽ không thay đổi, dữ liệu lương, hợp đồng lao động, chức vụ…có thể thay đổi), ba là những dữ liệu thay đổi sẽ được quản lý trong từng sheet riêng gọi là sheet theo dõi (như theo dõi lương, theo dõi hợp đồng lao động…), các dữ liệu biến đổi trong database gốc sẽ được nhận từ các sheet theo dõi. Như vậy là một file thông tin nhân sự cơ bản đã hình thành. Done.

Ngày mai sẽ hoàn thành file này!!! Tiếp theo là sẽ vác sách đi hỏi các anh chị trong giới nhân sự. Trong thời gian này, Dương Trang làm phiền không ít anh chị! Trước hết là rất cảm ơn anh chị đã chỉ bảo sau là mong anh chị được thứ lỗi cho cái sự phiền hà của em cho anh chị!

Đường đi dù dài dù khó, nhưng nỗ lực rồi cũng sẽ vượt qua!

Muốn được đi học

Trời đất đã chuyển vào hè. Mùa hè ngày dài hơn nên quỹ thời gian cho công việc v vui chơi cũng nhiều hơn. Con người cũng tỉnh tao v minh mẫn hơn. Tiếc là ở công ty không có nhiều việc để cái đầu, cái tay và cái chân của mình vận hành. Nên lại tự vẽ việc ra làm.

Bỗng dưng không nhớ ra đc câu tục ngữ ngạn ngữ nào về cái sự: càng học càng thấy mình dốt. (chắc các con số excel nó làm mình mụ mị mất roài!). Lúc trước đã hỳ hục làm file nhân sự rồi file lương nhưng thỉnh thoảng mình vẫn dính mistake v phải làm đi làm lại. Ngượng ngùng vô cùng. Hoá ra là tại cái trình độ éc xeo của mìn nó lùn quá. May mà nhờ có buổi học về excel mà mới đc mở mang. Khà khà. Sau gần một tuần đã tạm tạm thấy ưng ưng con mắt.

Lại tiếp tục mài dao chờ đến chủ nhật này để đi học tiếp. Thật là không lời nào để cảm ơn khôn xiết đối với các anh chị trong giới HR đã nhiệt tình chỉ dạy!!!! Hy vọng mình cũng bớt tối tăm, tích luỹ được ít vốn liếng sau này già cả còn truyền thụ cho lớp sau…

 

Tuyển sinh viên mới ra trường

Với bản tính tốt bụng và luôn muốn tạo điều kiện cho những bạn sinh viên cơ hội làm việc nhưng không phải bạn trẻ nào cũng ham học hỏi từ những người có kinh nghiệm. Nhớ lúc ra trường, từ vị trí lễ tân để được chuyển sang làm Admin bản thân đã phải cố gắng nỗ lực hết sức. Có những lúc đầu xù tóc rối. Thầm nghĩ bây giờ vẫn cảm thấy biết ơn sếp cũ đã tạo điều kiện cho mình hết cỡ để mình được thử sức. Biết là có lúc sếp cũng ngập ngừng do dự liệu có nên để con bé mới non choẹt này làm tại vị trí Admin hay không, vì thế mình đã cố gắng từng ngày, luôn luôn cảm thấy quý trọng sếp đã giúp mình dạy mình từng chút ngay cả về căn chỉnh excel, nhớ mãi người chị làm kế toán tốt tính đã mở lời với sếp để cho Trang làm thử đi….

Nhớ lại quãng thời gian khó khăn ấy nên mình rất thương các bạn trẻ, luôn sẵn sàng giúp đỡ và hướng dẫn. Vậy mà có phải bạn nào cũng biết nghĩ đâu> Haiz. Hướng dẫn thì cứ nghĩ người khác muốn tham dự, muốn chèn vào, làm khó làm dễ, thái độ bảo thủ, tự cho mình giỏi giang. Buồn cho bạn ấy quá. Không biết với cái tư tưởng ấy thì làm sao bạn có thể phát triển được, người tuyển dụng nào thật dũng cảm mới dám tuyển bạn ấy. Bản thân thấy bức xúc nhưng là thương bạn ấy.. Không biết lớp trẻ có nhiều người như thế không nhỉ? Hy vọng chỉ là ít ít thôi chứ không thì mệt cho các nhà tuyển dụng lắm.

-> Rút ra rằng khi phỏng vấn các bạn sinh viên mới ra trường cần test kỹ 2 vấn đề:

1- Thái độ học hỏi

2- Tính kiên trì

 

 

 

Doanh nghiệp làm gì khi Cung > Cầu và khi Cung < Cầu

Cung > Cầu, Cầu > Cung. Rơi vào một trong hai trường hợp này thì doanh nghiệp đếu phải suy tính và đưa ra những chiến lược, sách lược. Ở đây, người làm nhân sự có thể đưa ra những cách giải quyết vấn đề như thế nào?

1. Khi cầu vượt cung là khi nhu cầu nhân lực của doanh nghiệp lớn hơn khả năng đáp ứng của thị trường lao động. Khi đó, doanh nghiệp có thể tiến hành:

– Sử dụng nguồn nhân lực vốn có của doanh nghiệp:

+ Đào tạo, tái đào tạo, đề bạt nội bộ là những cách thức huy động được nguồn nhân lực nội tại của doanh nghiệp nhằm bù đắp khoảng thiếu hụt hiện tại và trong tương lai.

+ Thực hiện chế độ làm thêm giờ: để sử dụng cách thức này thì doanh nghiệp cần tính toán kỹ sự ảnh hưởng giữa thời gian làm việc và năng suất lao động.

-Sử dụng nguồn nhân lực bên ngoài doanh nghiệp

+ Tuyển từ bên ngoài

+ Sử dụng lao động không thường xuyên

+ Sử dụng lao động vệ tinh

2. Khi Cung > cầu tức nguồn nhân lực đang dư thừa. Trường hợp này có thể xảy ra khi doanh nghiệp sát nhập, tái cơ cấu, chuyển đổi công nghệ…Để giải quyết trường hợp này doanh nghiệp có thể lựa chọn:

– Cho nghỉ việc tạm thời: áp dụng cho doanh nghiệp làm việc có tính chất thời vụ, chu kỳ

– Cho nghỉ việc vĩnh viễn: áp dụng khi công việc giảm xuống và chưa có khả năng phục hồi hoặc khi áp dụng quy trình công nghệ mới hoặc nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh thì nhân viên không có kỹ năng hoặc có kỹ năng không cần thiết để tiếp tục thực hiện công việc

– Nghỉ không ăn lương: áp dụng với nhân viên không có khó khăn về tài chính và cần thời gian để giải quyết các vấn đề cá nhân, nhân viên không có triển vọng tốt ở doanh nghiệp

– Cho thuê: áp dụng với lao động lành nghề và doanh nghiệp muốn giữ chân những lao động này.

– Giảm bớt giờ làm hoặc làm chung việc: giúp nhân viên tin tưởng hơn vào doanh nghiệp và củng cố lòng trung thành của nhân viên đối với doanh nghiệp

– Nghỉ hưu sớm: Nhân viên còn hai, ba năm nữa sẽ đến tuổi nghỉ hưu, đặc biệt là đối với đội ngũ quản trị gia cấp cao.

– Không bổ sung nhân viên cho các chức vụ trống: công việc k còn cần thiết nữa.

(Tài liệu tham khảo: Quản trị nguồn nhân lực – Trần Kim Dung – NXB Thống kê- năm 2003)

 

QUY TRÌNH QUẢN TRỊ NHÂN SỰ VÀ CHUYỆN CON ỐC SÊN

Chợt nghĩ đến một bài toán đố từ lúc tiểu học về con ốc sên. Rằng con ốc sên leo lên 1 cái cây, cứ ngày nó lên được 3 m (mét hay cm…?), tối nó lại tụt xuống 2 m, cứ thế cứ thế nó leo lên rồi lại tụt xuống. Thật uổng công nghỉ. Nhưng rốt cuộc rồi nó cũng cán đích. Và cái công việc tôi làm QUY TRÌNH HR cũng như thế. Thậm chí tôi thấy nó còn chậm hơn sên.

Sự là thế này. Ngày đầu tiên tôi phác thảo một cái quy trình chung HR. Rồi tôi cứ làm đi làm lại loay hoay với cái quy trình tổng quát mà nó vẫn không ra làm sao, vẫn cái đào tạo k biết link với cái nào, rồi cái tuyển dụng thì đặt đâu…Mãi rồi tôi mới nghĩ ra, ta cứ đặt oạch các cái ấy riêng ra, mũi tên hẵng gác lại trên gác bếp cái đã. Tôi lao vào cuộc chiến với từng quy trình, hết tuyển dụng, hoạch định nhân sự rồi đến đào tạo, đào tạo xong rồi thì quản lý công việc, quản lý cv xong thì xử lý kỷ luật….và sau rốt là cho nghỉ việc. Chấm dứt một quy trình sống.

Hà hà. Nghe thì xuôi xuôi thế chứ thực ra cứ xong mỗi quy trình tôi lại đi sửa cái quy trình tổng quát..con sên tụt xuống lúc đêm về. Cứ xong cái quy trình chi tiết tiếp theo tôi lại tu sửa cái quy trình đã làm hôm trước.. Sửa hoài sửa mãi. Vẫn chẳng ra làm sao. Tức mình tôi định tụt xuống gốc cây luôn. Nhưng thôi tiếc, tôi lại trèo tiếp lên. Sau mỗi ngày nhích lên một ít đúng là tôi “nhìn thấy ánh sáng” như lời anh Kính Cận. Tôi nghiệm ra được những gì HR phải làm, những gì tôi còn thiếu và sẽ phải học. Tôi bỗng thấy mình thật non nớt trong cái nghề mà bấy lâu nay tôi cứ bám theo nó. Tôi thiếu cả những kiến thức lý thuyết, thiếu cả kinh nghiệm thực tế. Tôi chỉ mới biết được một góc rất nhỏ của HR. Đây có lẽ chính là cái đích của mission này chăng? Dù thế nào, sau 3 tuần vật lộn, tôi cũng đã hình dung ra những phần việc mà HR phải làm và mối liên hệ giữa chúng.

Sau 2 mission, cái tôi học được là bài học cơ sở đầu tiên về Quản trị nhân sự. QTNS là gì? QTNS làm những gì? 3 chức năng của QTNS:

– Thu hút nhân lực: quy trình tuyển dụng, lựa chọn các kênh tuyển dụng, thực hiện việc tuyển dụng.

– Đào tạo và phát triển: quy trình đào tạo,phát triển

– Duy trì nhân lực: quy trình hoạch định nhân sự,ký kết hợp đồng lao động, quản lý công việc, chính sách nhân sự,xử lý kỷ luật, quan hệ lao động….

Ba chức năng này tác động tương hỗ nhau trong quy trình tổng quát để hướng đến mục tiêu chiến lược nguồn nhân lực. Doanh nghiệp xác định dựa trên cơ sở chiến lược kinh doanh và môi trường kt-ct-xh bên ngoài đẩy xây dựng được mục tiêu chiến lược NNL. Đó chính là quá trình liên kết chặt chẽ của Quy trình QTNS. Liệu đã đủ? Tôi sẽ tiếp tục bồi bổ thêm theo từng chặng mission!